Comment choisir un outil de gestion de parc matériel ou véhicule pour sa PME ?

Les restrictions qui pèsent sur les entreprises européennes depuis plus d’un an prennent fin ces temps-ci. Cependant, il est bien trop tôt pour évaluer les conséquences de la pandémie pour les petites entreprises. Les taux de croissance quasi record dans les secteurs clés de l’économie auront probablement des conséquences ; et d’autre part, de nombreuses entreprises restent criblées de dettes et ne redeviendront pas bénéficiaires avant plusieurs mois.

En revanche, il est certain que les PME devront trouver de nouveaux moyens de gérer leurs outils et leurs équipements professionnels. Si de nombreuses entreprises ont rouvert leurs locaux, rares sont celles qui sont prêtes à retrouver les anciennes méthodes de travail. En fait, près de 90% des entreprises en Europe prévoient d’adopter dans les mois à venir une stratégie hybride associant travail à distance et travail en entreprise. Ces entreprises devront gérer leurs équipements à distance et investir dans des solutions leur permettant de contrôler leurs activités sur plusieurs sites.

Cette transition crée un cas d’utilisation claire en matière de logiciels de gestion de matériels d’entreprise. Ces solutions tirent souvent parti de l’Internet des objets (IdO), c’est-à-dire un écosystème connecté, depuis les voitures jusqu’aux réfrigérateurs en passant par les ouvertures et fermetures des portes d’entrepôt. Les appareils, bâtiments et autres stocks connectés recueillent des données au fur et à mesure de leur utilisation, et celles-ci sont renvoyées par l’Internet à un opérateur humain, lequel peut prendre les décisions nécessaires en fonction des données qu’il reçoit.

Au niveau des entreprises, les opportunités sont nombreuses. Des mises à jour en temps réel sur l’ensemble des sites, des actifs, des équipes et des stocks, présentées dans des rapports clairs, ouvrent la voie à des gains d’efficacité énormes. Les périodes de maintenance, les absences et les mises à niveau peuvent toutes être gérées beaucoup plus efficacement, réduisant ainsi les temps d’indisponibilité et utilisant leurs ressources pour des activités à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. Étant donné que 26% du temps de travail d’un employé typique est actuellement consacré à des tâches administratives pouvant être évitées, ce point est particulièrement important.

Selon les prévisions, le marché de la gestion d’actif augmentera de 17% par an jusqu’en 2030, et d’aucuns considèrent qu’il s’agit d’une sous-estimation.

De nombreuses options

Cependant, s’il est facile de se laisser séduire par le potentiel des logiciels de gestion d’équipements et IdO, il convient de se rappeler que chaque PME est unique : les cas d’usage et les flux de travail peuvent varier selon leur activité et leurs politiques particulières.

Prenons l’exemple d’un hôtel. Il aura bien sûr besoin d’un inventaire complet et  à jour de tous les biens de l’hôtel à des fins comptables. Mais il sera tout aussi important d’assurer la disponibilité de tous ces biens pour ses clients. Le logiciel devra donc lui permettre de visualiser facilement l’état de tous les biens répartis dans l’hôtel (parties communes, chambres, cuisines, etc.) et de suivre toutes les activités d’entretien. Il devra également optimiser son stock d’articles gérés en quantité (ex : serviettes, draps, couverts de cuisine).

Les besoins d’un hôtel sont complètement différents de ceux d’une société de livraison, par exemple, qui voudra suivre en temps réel ses véhicules pour optimiser ses opérations et maîtriser les coûts de sa flotte. Ou encore une société de services de réparations qui voudra suivre ses nombreux chantiers clients et savoir où sont localisés ses outils/équipements.

Chaque PME est donc confrontée à des défis spécifiques en matière de choix de logiciel de suivi de parc, et elle doit être consciente de toutes les solutions potentielles existantes. En voici quelques unes :

Logiciel d’inventaire et suivi de stock

Ce type de logiciel permet de dresser un inventaire de ses équipements, d’enregistrer leur prix/valeur, de les affecter dans l’entreprise et de suivre le niveau de disponibilité du stock.

Solutions de géolocalisation et IdO

Ces solutions proposent des appareils permettant de connecter les équipements afin de remonter leur position en temps réel. Elles peuvent être couplées à d’autres capteurs pour récupérer des informations utiles de télémétrie, défaillances techniques etc. pour une prise de décision rapide. Elles peuvent aussi intégrer un système anti-vol. Ce type de solution est souvent limité en fonctionnalité de gestion administrative et financière des équipements concernés.

GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur)

Il s’agit, comme le nom l’indique d’une solution spécialisée dans les problématiques de maintenance des équipements, machines ou immeubles. Elles permettent de dresser un inventaire puis de suivre la maintenance corrective et préventive (récurrente) des actifs. Parfois elle permet d’enregistrer et d’analyser les contrats et les coûts liés aux activités de maintenance.

Gestion de flotte automobile

Il existe différents types de logiciels de gestion de flotte de véhicules d’entreprise pour les PME. La plupart sont axés sur le suivi opérationnel des véhicules (essentiellement les problématiques d’affectation aux collaborateurs, voire de géolocalisation essentielle pour certaines activités et les maintenances). D’autres solutions permettent aussi d’automatiser tout le suivi administratif et financier de la flotte (renouvellement, amendes, sinistres, contrôle de la consommation carburant, optimisation des contrats de financement et du coût total de possession).

Gestion d’entretien d’immeubles

Ce type de logiciel permet de dresser un inventaire détaillé du parc immobilier (commerciaux, résidentiels ou industriels) ainsi que les biens et meubles qu’ils contiennent, parfois de les visualiser sur les plans de l’immeuble. Il permet de suivre tous les travaux d’entretien avec les différents intervenants. Il est important de pouvoir suivre tous les contrats et les coûts liés à l’immeuble (coût total de possession) mais aussi la facturation des loyers et services.

Critères d’une outil de gestion de parc moderne

Vous avez désormais une idée du type de solution de gestion de parc dont vous avez besoin, compte tenu de votre secteur d’activité et du besoin actuel de votre entreprise. Mais comment choisir un outil moderne qui ne deviendra pas vite obsolète et qui pourra vous accompagner sur la durée ?

Voici quelques critères à prendre en compte lors du choix de votre logiciel :

La convivialité

Comme l’a noté la revue Harvard Business Review, entre autres, la réussite du déploiement de nouvelles technologies sur le lieu de travail dépend de la compréhension par le personnel des avantages offerts par ces technologies. Ce succès ne sera jamais possible sans une interface conviviale facile à prendre en main et à utiliser dès le départ. Au fil du temps, une telle technologie peut également faire la différence entre une productivité maximale et l’inefficacité, et empêcher les erreurs. 

Le degré de flexibilité et de personnalisation

Les cas d’usage, les flux de travail et les politiques de gestion peuvent varier d’une PME à l’autre.  Ils peuvent aussi évoluer dans le temps au sein de la même entreprise. Par exemple, concernant le prêt de matériel, certaines entreprises fonctionnent avec un ou plusieurs magasinier(s) qui gèrent les sorties et retours de matériels, alors qu’une autre préférera le mode libre-service en laissant la possibilité à ses collaborateurs de réserver et de retourner eux-mêmes le matériel. Il est donc important que votre logiciel ne sacrifie pas la flexibilité à la simplicité. 

Version mobile et collaborative

Le marché global des travailleurs est plus dynamique que jamais : selon les statistiques d’IBM, la main-d’œuvre mobile dans le monde est en passe d’atteindre 1,87 milliard de travailleurs. Dans ce contexte, il est essentiel que nos logiciels d’entreprise permettent de travailler en mobilité – y compris les logiciels de gestion de parc, qui permettent de collaborer de manière efficace depuis le terrain, en déplacement ou depuis chez soi.

Automatisation des flux de travail

La gestion de parc ne consiste pas seulement à fournir aux utilisateurs des informations sur les équipements ; il s’agit également d’offrir un niveau élevé d’automatisation, en réduisant le nombre de tâches fastidieuses ou répétitives que ces équipements génèrent pour l’entreprise.

Intégration aux systèmes actuels de l’entreprise

Il est également important que le logiciel puisse s’intégrer (dans l’immédiat ou le futur) à vos systèmes existants tels que votre logiciel de comptabilité (pour l’export des coûts de vos équipements) ou RH (pour pouvoir mettre à jour automatiquement les arrivées/départs de vos collaborateurs lorsque leur nombre devient important et que cela devient compliqué de mettre à jour cette information manuellement).

Analyse dynamique et prédictive

De plus en plus de logiciels ne se contentent plus de fournir une solution d’analyse dynamique des données du parc; elles utilisent aussi l’analyse prédictive (grâce aux techniques d’intelligence artificielle) pour prévenir de l’indisponibilité des équipements ou des surcoûts qui peuvent être évités en prenant les bonnes actions à temps.

Les avantages des solutions de gestion de parc matériel tout-en-un

Il existe des solutions complètes de gestion de flotte d’équipements et véhicules qui ont pour avantage de pouvoir accompagner les PME dans leur développement, sur toutes les problématiques qui apparaîtront pour le suivi de leurs actifs. Elles doivent donc offrir aux PME une flexibilité suffisante grâce à une approche modulaire du logiciel et une tarification qui permet d’activer ou désactiver les différentes fonctionnalités de gestion de parc selon leurs besoins.

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Sources

https://www.businesswire.com/news/home/20210622005955/en/Owl-Labs-89-of-European-Companies-Plan-on-Having-a-Hybrid-Workforce-Post-pandemic
https://www.prnewswire.com/news-releases/enterprise-asset-management-market-to-grow-with-17-cagr-by-2030-ps-intelligence-301248436.html
https://hbr.org/2015/03/convincing-skeptical-employees-to-adopt-new-technology
https://www.ibm.com/topics/mobile-workforce