Comment mettre en place un logiciel de gestion de parc matériel facilement ?

Pour les entreprises en croissance qui cherchent à économiser de l’argent, à fluidifier leurs opérations et à améliorer leur efficacité, la mise en œuvre d’un logiciel d’inventaire et de gestion de parc matériel efficace est cruciale. C’est génial, mais comment commencer d’une manière qui apporte rapidement de la valeur à vos équipes sans se laisser entraîner dans la complexité parfois inhérente à ce type de logiciel ? Voici un guide pour vous aider à démarrer en cinq étapes clés. En fonction de votre niveau d’expérience – que vous partiez de zéro ou que vous ayez déjà utilisé un logiciel de gestion des équipements un peu vieillot – voici votre guide des cinq étapes clés de la mise en œuvre d’un logiciel de gestion de parc matériel moderne.

Étape 1 : Mettre en ligne l’inventaire de vos équipements

La première étape consiste à digitaliser votre inventaire d’équipements. Cela implique de créer une liste complète de tous les équipements/matériels, y compris leurs descriptions, leurs dates d’achat et leurs quantités.

Si vous avez une feuille de calcul existante de données d’équipements et matériels, la plupart des systèmes auront un module d’importation pour vous permettre d’importer ces données rapidement.

Si vous partez de zéro, ces systèmes vous permettront également d’étiqueter facilement votre matériel à l’aide de codes QR et de les ajouter au logiciel en scannant le code QR avec votre smartphone et en ajoutant les informations clés et les photos du matériel.

Étape 2 : Commencer à suivre vos équipements

Une fois l’inventaire en ligne, l’étape suivante consiste à suivre le mouvement et le statut de chaque équipement dans votre entreprise. L’un des avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion de parc matériel au lieu de feuilles de calcul, est la facilité avec laquelle il permet de suivre les affectations d’équipements à des lieux ou à des personnes au fil du temps et de consulter l’historique de ces mouvements.

Suivi logique

Vous pourrez facilement renseigner les emplacements de votre entreprise (par exemple, sites, salles de stockage) et les utilisateurs d’équipements (par exemple, utilisateurs de bureau, techniciens, clients) dans le système. Vous pourrez alors affecter vos équipements à ces lieux ou personnes.

Les équipements partagés peuvent également être réservés ou empruntés/rendus par votre équipe pour une période spécifique.

Suivi physique

Pour les équipements qui sont géographiquement distribués (par exemple, les outils utilisés sur des chantiers), vous pouvez vouloir suivre leur position GPS. Un logiciel de gestion de parc matériel peut offrir une application mobile avec des capacités de scan intégrées afin que vos utilisateurs puissent simplement scanner le matériel pour enregistrer sa dernière position GPS.

L’utilisation de traqueurs GPS ou de boîtiers télématiques permettent d’aller plus loin avec un suivi en temps réel, à tout moment. Cependant, cela nécessite un investissement matériel beaucoup plus important et vous devrez effectuer une étude rapide du retour sur investissement pour décider si vous souhaitez poursuivre avec une telle solution.

Étape 3 : Digitaliser vos processus clés

Vous avez une vision claire de l’inventaire et de la traçabilité de tous vos équipements. Vous pouvez donc commencer à digitaliser les processus clés liés à ces équipements tels que les réservations d’équipements partagés ou le suivi de l’entretien corrective ou préventive. Cela peut être réalisé en utilisant les fonctionnalités du logiciel qui permettent aux utilisateurs de demander de réserver et retourner du matériel facilement ainsi que de planifier et suivre la progression des tâches de maintenance.

• Mettre en œuvre un système de réservation de matériels pour suivre leur utilisation.
• Mettre en place des alertes et des calendriers de maintenance automatisés.
• Créer un système de demande digitalisé pour les réparations d’équipements.

L’importance d’un logiciel collaboratif

Un logiciel moderne vous offrira des possibilités de collaboration en ligne. Par exemple, vous pourrez inviter les utilisateurs d’équipements, d’autres gestionnaires, des fournisseurs de services ou dans certains cas vos clients utilisateurs d’équipements dans le système, en leur donnant accès uniquement aux fonctionnalités et aux données qui les concernent. Une application mobile sera souvent obligatoire pour certains utilisateurs comme les techniciens ou les gestionnaires d’inventaire.

Étape 4 : Digitaliser plus de tâches fastidieuses

Identifiez et digitalisez d’autres tâches fastidieuses, telles que la complétude de checklists manuelles, la gestion de la conformité ou les calculs d’amortissement ou de coûts. Cela permettra de minimiser les erreurs humaines et de libérer du temps pour vos employés.

• Mettre en œuvre des checklists automatisées pour vos équipements et processus internes.
• Mettre en œuvre des fonctionnalités de suivi de la conformité et des rapports pour assurer le respect de la réglementation.
• Automatiser le calcul de l’amortissement pour des rapports financiers précis.
• Si votre entreprise a des clients internes ou si vous êtes un fournisseur de services, vous pouvez également automatiser la facturation de l’utilisation des matériels ou des travaux de maintenance.

Étape 5 : Analyse de vos données et suivi financier des équipements

Maintenant que vous utilisez le logiciel depuis quelques mois, vous pouvez utiliser ses fonctionnalités d’analyse et de reporting pour obtenir des informations sur la performance des équipements et les données financières.

• Générer des rapports sur l’utilisation des équipements et la fréquence de maintenance.
• Comprendre le coût total de possession de vos équipements/matériels (TCO) et identifier les opportunités d’économies pour votre entreprise.
• Suivre l’amortissement de vos actifs et calculer la valeur totale de ces actifs à des fins comptables.
• Analyser le cycle de vie des équipements pour améliorer les décisions d’achat.

Comment un logiciel moderne de gestion de parc matériel avec Intelligence Artificielle (IA) peut vous aider

Bien que cet article décrit les étapes clés pour la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des équipements, il est important de noter le rôle émergent de l’IA qui rend ce type de logiciel bien plus puissant et pratique !

Tout d’abord, l’IA facilite votre prise en main et votre interaction générale avec le logiciel, offrant une expérience plus naturelle qui vous fera gagner du temps et des efforts dans la formation au logiciel.

Bientôt, elle permettra la reconnaissance d’image de vos équipements, automatisant ainsi considérablement le processus d’inventaire.

L’IA peut également améliorer le suivi des équipements en automatisant les calendriers de maintenance prédictive en fonction de leur utilisation et des données historiques. Elle peut également optimiser l’affectation du matériel en analysant la demande et la disponibilité en temps réel, réduisant ainsi les temps d’arrêt et améliorant l’utilisation du matériel. De plus, l’analyse alimentée par l’IA peut identifier les tendances et les anomalies dans la performance des équipements, fournissant des informations précieuses pour la prise de décision stratégique et la maximisation du retour sur investissement.

Dans l’ensemble, cela permet aux entreprises en croissance de passer d’une gestion réactive à une approche proactive et axée sur les données.

Conclusion

La mise en œuvre d’un logiciel de gestion de parc matériel efficace à travers ces cinq étapes, fournit aux entreprises en croissance une approche structurée pour fluidifier les opérations et améliorer l’efficacité de ses équipes. Un logiciel de gestion de parc matériel tout-en-un comme le gestionnaire d’actifs intelligent Bulbthings permet à vos équipes d’évoluer à leur rythme et d’activer de nouvelles fonctionnalités dans le temps. Du simple inventaire de votre matériel, jusqu’à la digitalisation de vos processus de gestion d’équipements ou le suivi financier, une solution intégrée comme Bulbthings garantit que les entreprises peuvent croître avec la tranquillité d’esprit d’une application qui s’adapte à la complexité de leur organisation dans le temps. Cela minimise non seulement les erreurs humaines et fait gagner un temps précieux aux équipes, mais offre également une vue complète de la performance des actifs et des données financières.

Cela conduit rapidement à l’évitement des pertes d’actifs et à la réduction des coûts, à de meilleures décisions d’achat, à la conformité réglementaire et à une gestion globale optimisée du cycle de vie des actifs, stimulant ainsi la croissance durable de l’entreprise.